Καθορισμός Αναγκών και Προϋποθέσεις για προμήθειες
Οι ενέργειες που σχετίζονται με την προμήθεια ειδών ή υπηρεσιών μπορούν να πραγματοποιηθούν, εφόσον:
- έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία αποδοχής διαχείρισης του έργου (έναρξη και έγκριση προϋπολογισμού)
- έχει εγκριθεί ο ετήσιος ΠΥ του έργου για το τρέχον έτος και έχει εκδοθεί η ΑΑΥ (Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης) ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου ΠΥ
- υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης (έλεγχος από το portal επιλέγοντας/Νέα Προμήθεια) του εγκεκριμένου συνολικού ΠΥ για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης.
Κατηγορίες Δαπανών
Το ύψος μιας Κατηγορίας Δαπάνης στον ΠΥ του έργου είναι αυτό που ορίζει την διαδικασία που θα ακολουθηθεί για οποιαδήποτε προμήθεια.
Οι περιπτώσεις είναι οι παρακάτω:
- Κατηγορία Δαπάνης έως και 2.500,00€
- Κατηγορία Δαπάνης από 2.500,01€ έως και 10.000,00€
- Κατηγορία Δαπάνης από 10.000,01€ έως και 30.000,00€
- Κατηγορία Δαπάνης από 30.000,01€ και άνω
- (εξαιρέσεις!) Κατηγορία Δαπάνης από 30.000,01€ έως και 60.000,00€ (για κατηγορία δαπάνης έως 30.001 έως 60.000 πλέον αναλογούντος ΦΠΑ για κοινωνικές και άλλες ειδικές υπηρεσίες αναφερόμενες στο Παράρτημα XIV του Προσαρτήματος Α` του ν.4412/2016)
1. Κατηγορία Δαπάνης έως και 2.500,00 €
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει Αίτημα Προμήθειας έως και 2.500,00€ μέσω του portal του ΕΛΚΕ, αφού έχει κάνει πρώτα μια διερεύνηση αγοράς και έχει επιλέξει τον/τους προμηθευτή/τές.
Το αίτημα εξετάζεται από το Τμήμα Παρακολούθησης & Διαχείρισης Έργων (elke_projects@) σχετικά με την επιλεξιμότητα της δαπάνης. Στην περίπτωση που η δαπάνη δεν σχετίζεται με το έργο, τότε το Αίτημα απορρίπτεται και η/ο ΕΥ ενημερώνεται μέσω mail.
Στην περίπτωση που το Αίτημα εμπίπτει στο φυσικό αντικείμενο του έργου, το Αίτημα εγκρίνεται (μέγιστος χρόνος 3 ημέρες) και ο/η ΕΥ μπορεί να παρακολουθεί μέσω του portal την πορεία του Αιτήματος.
Στη συνέχεια, προχωρεί στην παραγγελία των ειδών και ενημερώνει τον προμηθευτή για την έκδοση του τιμολογίου.
Με την παραλαβή των ειδών, ο/η ΕΥ προχωρά στο Αίτημα Πληρωμής Δαπανών/ Προμηθειών, το οποίο και κατατίθεται στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης (elke_financial@) με όλα τα δικαιολογητικά.
2. Κατηγορία Δαπάνης από 2.500,01€ έως και 10.000,00€ &
3. Κατηγορία Δαπάνης από 10.000,01€ έως και 30.000,00€
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει Αίτημα Διενέργειας Απευθείας Ανάθεσης μέσω του portal.
Το αίτημα εξετάζεται από το Τμήμα Παρακολούθησης και Διαχείρισης Έργων (elke_projects@) σχετικά με την επιλεξιμότητα της δαπάνης.
Στην περίπτωση έγκρισης του αιτήματος, το Τμήμα Προμηθειών (elke_procurement@) προχωράει στην έκδοση της Πρόσκλησης, η οποία αποστέλλεται στους προμηθευτές και κοινοποιείται στον/στην ΕΥ.
Το Τμήμα Προμηθειών λαμβάνει τις προσφορές των προμηθευτών (κατόπιν της καταληκτικής) και τις πρωτοκολλεί, το οποίο γνωστοποιείται και στον/στην ΕΥ.
Η/Ο ΕΥ καταχωρεί τις προσφορές στο portal και προχωράει στο Αίτημα Έκδοσης Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης μέσα από το portal. Τέλος, το Τμήμα Προμηθειών εκδίδει την Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης, την οποία αναρτά στην Διαύγεια και κοινοποιεί στον/στην ΕΥ και στον προμηθευτή.
Η διαφοροποίηση μεταξύ των κατηγοριών 2 & 3 είναι στον αριθμό των προμηθευτών που απαιτούνται.
Για Κατηγορία Δαπάνης από 2.500,01€ έως και 10.000,00€ απαιτείται τουλάχιστον ένας (1) προμηθευτής.
Ενώ, για Κατηγορία Δαπάνης από 10.000,01€ έως και 30.000,00€ απαιτούνται τουλάχιστον δύο (2) προμηθευτές.
4. Κατηγορία Δαπάνης από 30.000,01€ και άνω
Ο/Η ΕΥ αποστέλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ (elke_protocol@) τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Το Πρωτόκολλο ενημερώνει τον/την ΕΥ και το Τμήμα Προμηθειών (elke_procurement@) σχετικά με το πρωτοκολλημένο Αίτημα.
Συνοπτικός Πίνακας
ΑΑ | Ύψος κατηγορίας δαπάνης ΠΥ | Είδος Ανάθεσης | Περιγραφή διαδικασίας Ανάθεσης |
1 | 0,01€ έως 2.500,00€ πλέον ΦΠΑ | Χωρίς διαδικασία ανάθεσης | Διαδικασίες ήσσονος σημασίας κατόπιν υποβολής Αιτήματος |
2 | 2.500,01€ έως 10.000,00€ πλέον ΦΠΑ | Απευθείας ανάθεση χωρίς απαιτητέα Σύμβαση | Απαιτούνται ενέργειες έρευνας αγοράς. Ηλεκτρονικό αίτημα της/του ΕΥ με γνωστοποίηση τουλάχιστον ενός προμηθευτή για την αποστολή της εν λόγω Πρόσκλησης (Δεν απαιτείται η ανάρτηση προσκλήσεων για την υποβολή οικονομικών προσφορών στο ΚΗΜΔΗΣ). Αξιολόγηση για την/τις υποβληθείσα/σες Προσφορά/ές, επιλογή του αναδόχου και υποβολή του Αιτήματος Ανάθεσης. Έκδοση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης – Ανάρτηση ΔΙΑΥΓΕΙΑ από το elke_procurement@ |
3 | 10.000,01€ έως 30.000,00€ πλέον ΦΠΑ | Απευθείας ανάθεση με Σύμβαση | Απαιτούνται ενέργειες έρευνας αγοράς. Ηλεκτρονικό αίτημα της/του ΕΥ Αίτημα με γνωστοποίηση τουλάχιστον δύο (2) προμηθευτών για την εν λόγω Πρόσκληση. (Δεν απαιτείται η ανάρτηση προσκλήσεων για την υποβολή οικονομικών προσφορών στο Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.). Αξιολόγηση για τις υποβληθείσες Προσφορές, επιλογή αναδόχου και Αίτημα Ανάθεσης, Έκδοση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης – Ανάρτηση ΔΙΑΥΓΕΙΑ και ΚΗΜΔΗΣ από το elke_procurement@ Υπογραφή συμφωνητικού. |
4 | άνω των 30.000,01€ πλέον ΦΠΑ | Διαγωνισμός | Ο/Η ΕΥ αποστέλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ (elke_protocol@) τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Το Πρωτόκολλο ενημερώνει τον/την ΕΥ και το Τμήμα Προμηθειών (elke_procurement@) σχετικά με το πρωτοκολλημένο Αίτημα. Ανοικτές διαδικασίες άνω των ορίων με χρήση ΕΣΗΔΗΣ (ηλεκτρονική διαδικασία) |
5 | εξαιρέσεις! 30.000,01€ έως 60.000,00€ πλέον ΦΠΑ (*) για κατηγορία δαπάνης έως 30.001 έως 60.000 πλέον αναλογούντος ΦΠΑ για κοινωνικές και άλλες ειδικές υπηρεσίες αναφερόμενες στο Παράρτημα XIV του Προσαρτήματος Α` του ν.4412/2016) | Απευθείας ανάθεση με Σύμβαση | Απαιτούνται ενέργειες έρευνας αγοράς. Αίτημα της/του ΕΥ ** με γνωστοποίηση τουλάχιστον δύο (2) προμηθευτών για την εν λόγω Πρόσκληση. (Δεν απαιτείται η ανάρτηση προσκλήσεων για την υποβολή οικονομικών προσφορών στο Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.). Αξιολόγηση για τις υποβληθείσες Προσφορές, επιλογή αναδόχου και Αίτημα Ανάθεσης. Έκδοση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης – Ανάρτηση ΔΙΑΥΓΕΙΑ και ΚΗΜΔΗΣ από το elke_procurement@ Υπογραφή συμφωνητικού. |
Διαγράμματα:
