Ο/Η συμβαλλόμενος/η, όλων των κατηγοριών, ξεκινάει την διαδικασία αμοιβής συγγράφοντας την Βεβαίωση Προόδου Φυσικού Αντικειμένου ή την Βεβαίωση Παροχής Διδακτικού Έργου για τα ΠΜΣ. Συμπληρώνει επίσης το μηνιαίο φύλλο χρονοχρέωσης Timesheet, όταν απαιτείται, διατυπώνοντας το παραχθέν έργο – μόνο τα πακέτα εργασίας/work packages (wp).
Και τα δύο αρχεία θα πρέπει να υπογράφονται υποχρεωτικά πριν την έκδοση του τιμολογίου. Στη συνέχεια, κατόπιν συνεννόησης με τον/την ΕΥ και εφόσον απαιτείται:
- εκδίδει το τιμολόγιο*,
- εκδίδει φορολογική ή/και ασφαλιστική ενημερότητα (για το εν λόγω τιμολόγιο)
Ο/η ΕΥ συμπληρώνει το Αίτημα Πληρωμής Αμοιβής για το/τη συγκεκριμένο/η συμβαλλόμενο/η (ένα για κάθε συμβαλλόμενο/η).
Το Αίτημα Πληρωμής Αμοιβής υποβάλλεται (αποστολή μέσω email με κοινοποίηση στον/στην συμβαλλόμενο/η – το θέμα θα πρέπει να ακολουθεί το πρότυπο «ΑΜΟΙΒΗ ΚΕ ΧΧΧ ΟΝΟΜΑ ΑΜΕΙΒΟΜΕΝΟΥ») στο Τμήμα Παρακολούθησης & Διαχείρισης Έργων (elke_projects@), υπογεγραμμένο ψηφιακά ή ψηφιακά βεβαιωμένο μέσω gov.gr, επισυνάπτοντας τα απαραίτητα δικαιολογητικά*.
Παρακάτω τα απαραίτητα δικαιολογητικά ανά κατηγορία έργων και κατηγορία αμειβόμενων:
Σημείωση!!
- Τα παραστατικά (τιμολόγια) τα οποία έχουν εκδοθεί μέσα στο μήνα (οποιαδήποτε μέρα, καταγράφοντας στην περιγραφή τους το διάστημα του παραχθέν έργου, διάστημα το οποίο αναφέρεται και στην Βεβαίωση), θα πρέπει να προσκομίζονται στον ΕΛΚΕ εντός του πρώτου δεκαήμερου του επόμενου μήνα.
- Το τελευταίο παραστατικό της σύμβασης εκδίδεται υποχρεωτικά πριν την λήξη του έργου. Όταν η ημερομηνία λήξης της σύμβασης εμπίπτει με την ημερομηνία λήξης του έργου, τότε το τιμολόγιο θα πρέπει να εκδοθεί την ημέρα αυτή.
Το Τμήμα Παρακολούθησης & Διαχείρισης Έργων (elke_projects@) ελέγχει την ορθότητα του Αιτήματος και των δικαιολογητικών που αναφέρονται στο φυσικό αντικείμενο του έργου (Βεβαίωση Προόδου Φυσικού Αντικειμένου/Βεβαίωση Παροχής Διδακτικού Έργου και Μηνιαίο Timesheet).
Μόλις ο έλεγχος αυτός ολοκληρωθεί (εντός 5-7 εργάσιμων ημερών), το elke_projects@ ενημερώνει τον/την ΕΥ και τον/την συμβαλλόμενο/νη για την ολοκλήρωση του ελέγχου και προωθεί ηλεκτρονικά το Αίτημα Πληρωμής Αμοιβών με τα αντίστοιχα δικαιολογητικά στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης, συμπεριλαμβάνοντας στο θέμα του email την κατηγορία χρηματοδότησης του έργου.
Το Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης (elke_financial@) προχωρά στις ενέργειες που αφορούν τον έλεγχο του οικονομικού αντικειμένου της/των αμοιβών (τιμολόγιο, φορολογική ή/και ασφαλιστική ενημερότητα, όπου απαιτείται, το global timesheet. κλπ), σε ανάλογο χρονικό διάστημα (εντός 5-7 εργάσιμων ημερών).
Σημειώνεται ότι το global timesheet αντλείται από την πλατφόρμα gtr.hua.gr, για τις περιπτώσεις όπου απαιτείται. Για τις περιπτώσεις που ο/η συμβαλλόμενος/η έχει την υποχρέωση υποβολής global timesheets και δεν διαθέτει ιδρυματικό ηλεκτρονικό λογαριασμό (xxxxx@hua.gr), το/τα αρχείο/α αποστέλλονται στο elke_it@hua.gr (Ψηφιακές Υπηρεσίες ΕΛΚΕ Χαροκοπείου Πανεπιστημίου) από τον/την ίδιο/α ή από τον/την ΕΥ ή από εξουσιοδοτημένους/νες από τον/την ΕΥ συνεργάτες, γνωστοποιώντας και ένα email επικοινωνίας του/της συμβαλλόμενου/ης.
Δικαιολογητικά*
* Σημειώνεται ότι η εκάστοτε βεβαίωση/έγγραφο/αίτημα φέρει ψηφιακές υπογραφές ή ψηφιακή βεβαίωση από το https://www.gov.gr/.
** Ανεξαρτήτως ιδιότητας ο/η συμβαλλόμενος/η, θα πρέπει να έχει προβεί στην κατάθεση του Global Τimesheet στο gtr.hua.gr για τα Εθνικά/Διεθνή έργα. Το Global Timesheet μπορεί να υποβληθεί έως και το τέλος του επόμενου μήνα, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει κατατεθεί στο elke_projects@ Αίτημα Πληρωμής για κάποιο από τα αναφερόμενα στο Global έργα. Στην περίπτωση που έχει κατατεθεί Αίτημα Πληρωμής αυτόματα το Global Timesheet που έχει υποβληθεί κλειδώνει.