Ενέργειες πριν την υποβολή του αιτήματος αποδοχής διαχείρισης έργου
1. προς τον φορέα χρηματοδότησης για συμφωνία:
Για χρηματοδοτήσεις, χορηγίες, δωρεές, κληροδοτήματα και κάθε είδους εισφορές από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και από διεθνείς Οργανισμούς, ο/η ΕΥ κάνει τις απαραίτητες ενέργειες προς τον Φορέα Χρηματοδότησης για έκδοση της Απόφασης Χρηματοδότησης ή την κατάρτιση σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης ή την κατάρτιση σύμβασης Χρηματοδότησης έργου/δωρεάς μετά από διμερή διαπραγμάτευση.
2. Έγκριση από το αρμόδιο όργανο (Συνέλευση Τμήματος/Σχολής/Σύγκλητος) για τον ορισμό του ως ΕΥ.
Η υποβολή νέου έργου γίνεται μέσω του συνδέσμου https://elkeapps.hua.gr/huaDepBoot/login
- Ο/Η ΕΥ υποβάλει τον ΠΥ του έργου (Συνολικό ΠΥ και Ετήσιος ΠΥ) ανά κωδικό δαπανών.
- Παραδοτέα – Πακέτα Εργασίας και συγκρότηση ομάδας έργου ΟΕ (έντυπο E03_ΠΑΚΕΤΑ_ΟΕ)
επισυνάπτοντας όλα τα δικαιολογητικά (έστω το 1 & 2).
Κατά την διάρκεια της υποβολής νέου έργου παρακαλώ όπως επικοινωνήσετε με το Τμήμα Ανάπτυξης της Έρευνας | elke_dev@hua.gr | 2109549115/555 | .
Το αίτημα αποδοχής διαχείρισης του έργου (Ε1) και το αίτημα έγκρισης του αρχικού συνολικού προϋπολογισμού (Ε2) εντάσσονται μαζί στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών και εφόσον το έργο συνάδει με τον σκοπό του Ε.Λ.Κ.Ε. και οι όροι υλοποίησής του είναι σύννομοι και επωφελείς για το Πανεπιστήμιο, εγκρίνονται, εκδίδονται, υπογράφονται και αναρτώνται στη Διαύγεια οι παρακάτω αποφάσεις:
α) Αποδοχής Διαχείρισης του έργου
β) έγκρισης συνολικού & ετήσιου προϋπολογισμού του έργου, ο οποίος έχει ενταχθεί στον προϋπολογισμό του Ε.Λ.Κ.Ε.
γ) και άνοιγμα του τραπεζικού λογαριασμού.
δ) Απόφαση Ανάληψης υποχρέωσης ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού (διοικητική πράξη με την οποία βεβαιώνεται η ύπαρξη των αναγκαίων πιστώσεων στον προϋπολογισμό του έργου/ προγράμματος ανά έτος και δεσμεύεται το σύνολο αυτών).
- Η Επιτροπή Ερευνών (ΕΕ) συνεδριάζει σε εβδομαδιαία βάση.
- Σε κάθε συνεδρίαση της ΕΕ εξετάζονται θέματα με εισηγήσεις, τα οποία έχουν κατατεθεί έως και 2 ημέρες πριν την συνεδρίαση (με εξαίρεση θέματα επείγοντως χαρακτήρα).
- Για ασαφή θέματα ή για θέματα για τα οποία χρειάζονται διευκρινίσεις επί των υποβληθέντων αιτημάτων, ο/η συντάξας/ασα την εισήγηση, θα πρέπει να συμβουλεύεται τον/την Προϊστάμενο/η του Τμήματος που υπάγεται για την οριστική σύνταξη της εισήγησης. Επιστρέφονται αιτήματα με προφανείς αστοχίες/ελλείψεις.
1. H/Ο ΕΥ υποβάλλει Αίτηση Σύναψης Σύμβασης συνεργάτη/ιδας/ων επισυνάπτοντας το Έντυπο Στοιχείων Συνεργατών (ελ.) ή/και Personal Information Form (eng.) στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr
2. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα.
3. Η Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ εξετάζει και εγκρίνει το Αίτημα σύναψης σύμβασης.
4. To Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης (elke_administrative@hua.gr) αναρτά στην Διαύγεια την σχετική απόφαση απασχόλησης και ενημερώνει τον/την ΕΥ.
5. Σύνταξη της Σύμβασης από το Τμήμα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων elke_hr@hua.gr.
6. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου και ΕΥ για υπογραφή σύμβασης.
7. Υπογραφή σύμβασης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών.
8. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου για ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Σημειώνεται ότι, στις περιπτώσεις που ο/η/οι συνεργάτης/ιδα/ες δεν ανήκει/ανήκουν στην Ομάδα Έργου (ΟΕ) η Αίτηση Σύναψης Σύμβασης συνοδεύεται από το έντυπο Τροποποίησης της Ομάδας Έργου και των σχετικών δικαιολογητικών.
Βασικές προϋποθέσεις για την επιτυχή τελική έγκριση του αιτήματος αποτελούν:
- η ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ των διοικητικών αποφάσεων που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη έργου και έγκριση συνολικού και ετήσιου προϋπολογισμού),
- η ύπαρξη ετήσιου προϋπολογισμού στο έργο,
- η ύπαρξη υπολοίπου ποσού στην κατηγορία δαπάνης του συνολικού προϋπολογισμού και ενδεχόμενη αναμόρφωση ετήσιου προϋπολογισμού (όταν απαιτείται),
- η ορθή συμπλήρωση των απαιτούμενων πεδίων της Αίτησης Σύναψης Σύμβασης,
- η επισύναψη του συνόλου των απαραίτητων στοιχείων/δικαιολογητικών ανά απασχολούμενο,
- η πληρότητα των προσωπικών στοιχείων του απασχολούμενου στο πληροφοριακό σύστημα και
- η εφαρμογή των διαδικασιών επιλογής προσωπικού, όπως καθορίζονται από τον φορέα χρηματοδότησης και από τον Ν. 4957/2022 (Α΄141), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.
Στη διάρκεια υλοποίησης έργων/προγραμμάτων μπορεί να προκύπτει η αναγκαιότητα για τροποποίηση σύμβασης μέλους της ομάδας έργου, ως προς:
- τη διάρκεια της σύμβασης
- το φυσικό αντικείμενο / τα παραδοτέο
- οικονομικό αντικείμενο (αύξηση ή μείωση συνολικής αμοιβής)
- ωριαία αμοιβή (rate), όταν απαιτείται στο πλαίσιο του έργου
Σε αυτές τις περιπτώσεις ο/η Επιστημονικός/η Υπεύθυνος/η καταθέτει την Αίτηση Τροποποίησης Σύμβασης Έργου στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr, συνοδευόμενη από την συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ). Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
1. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα.
2. Η Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ εξετάζει και εγκρίνει το Αίτημα τροποποίησης σύμβασης.
3. Το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης (elke_administrative@hua.gr) αναρτά στην Διαύγεια την σχετική απόφαση και ενημερώνει τον/την ΕΥ.
4. Σύνταξη της Τροποποίησης της Σύμβασης από το Τμήμα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων (elke_hr@hua.gr).
5. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου και ΕΥ για υπογραφή τροποποίησης σύμβασης.
6. Υπογραφή τροποποίησης σύμβασης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών.
7. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου για ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Λύση Σύμβασης:
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η υποβάλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr :
- Σχετικό αίτημα, με την τεκμηρίωση για την ακριβή ημερομηνία διακοπής και το τελικό συνολικό ποσό
- Συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ). Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
Ακύρωση Σύμβασης:
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η υποβάλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr :
- Τεκμηριωμένο αίτημα
- Συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ), εφόσον ο/η συμβαλλόμενος/η δεν έχει λάβει καμία αμοιβή. Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
Αρχεία:
Κατά την αποδοχή διαχείρισης νέου έργου, γίνεται ρητή αναφορά στα μέλη της ομάδας (αμοιβόμενα & μη) που θα υλοποιήσουν το έργο. Η ομάδα έργου αποτελείται από τα:
1. κύρια μέλη (τακτικό ακαδημαϊκό/ ερευνητικό προσωπικό του Πανεπιστημίου μας, ακαδημαϊκό/ερευνητικό προσωπικό άλλων φορέων, ερευνητές υψηλής επιστημονικής εμπειρίας και κατάρτισης). Για τα μέλη αυτά καταγράφεται η ιδιότητα τους, πακέτο εργασίας/παραδοτέα (όταν είναι εφικτό), η διάρκεια απασχόλησης και το σύνολο των αμοιβών (όταν είναι εφικτό).
2. έκτακτο προσωπικό κατόπιν ΠΕΕ (κατ’ ελάχιστο αποτυπώνεται η ιδιότητα/ειδικότητα και επίπεδο εμπειρίας).
Και στις δύο περιπτώσεις, η καταλληλόλητα των μελών της ΟΕ να υλοποιήσουν το φυσικό αντικείμενο του έργου έχει αξιολογηθεί από τον φορέα χρηματοδότησης. Η ομάδα έργου αποτυπώνεται στη Σύμβαση/Απόφαση Χρηματοδότησης ή στο εγκεκριμένο Τεχνικό Παράρτημα Έργου ή στην Απόφαση Υλοποίησης Υποέργου με Ίδια Μέσα (αυτεπιστασία), ανάλογα με την πηγή χρηματοδότησης.
Για πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό της ομάδας έργου παρακαλώ όπως επικοινωνήσετε με το Τμήμα Ανάπτυξης της Έρευνας | elke_dev@hua.gr | 210 95 49 115/555 | .
Τροποποίηση Ομάδας Έργου
Η ομάδα έργου μπορεί να διαμορφωθεί κατά την υλοποίηση του έργου.
H τροποποίηση της σύνθεσης της ομάδας έργου, γίνεται μετά από αίτημα του/της Επιστημονικά Υπεύθυνου/ης στην Επιτροπή Ερευνών.
Η/Ο ΕΥ θα πρέπει να στείλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση elke_protocol@hua.gr το σχετικό έγγραφο/αίτημα ψηφιακά υπογεγραμμένο, στο οποίο θα αναγράφεται με σαφήνεια και θα τεκμηριώνεται η αναγκαιότητα της τροποποίησης ΟΕ, με έμφαση στην υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου ή σε άλλους αντικειμενικούς λόγους,
- Ορισμός νέων μελών της ομάδας
- Αντικατάσταση μέλους του τακτικού προσωπικού σε περίπτωση αδυναμίας συμμετοχής του.
Για πληροφορίες σχετικά με την τροποποίησης της ομάδας έργου παρακαλώ όπως επικοινωνήσετε με το Τμήμα Παρακολούθησης & Διαχείρισης Έργων | elke_projects@hua.gr | 210 95 49 122/184/186/118/167 | .
Η/Ο ΕΥ ενός έργου/προγράμματος με το έντυπο τεκμηρίωσης επιλογής πρόσθετου προσωπικού που υποβάλλει, επισυνάπτει εκτός από τον φάκελο με τα προσόντα, τυπικά και ουσιαστικά του/της συνεργάτη/ιδας προς απασχόληση, το έντυπο τροποποίησης της ομάδας έργου και το αίτημα σύναψης σύμβασης στο πρωτόκολλο elke_protocol@hua.gr.
Η τεκμηρίωση επιλογής του/της συνεργάτη/ιδας και το αίτημα σύναψης σύμβασης εξετάζονται παράλληλα από την Επιτροπή Ερευνών και κατόπιν της έγκρισής τους αναρτάται η απόφαση για την επιλογή – ένταξη του προσωπικού στην Ομάδα Έργου (ΟΕ) και τη σύναψη σύμβασης.
Για την ορθότητα της διαδικασίας:
Θα πρέπει να καταγράφεται και να στοιχειοθετείται ότι η συμμετοχή του εν λόγω προσωπικού στο πλαίσιο του έργου είναι απολύτως αναγκαία για την ορθή εκτέλεση του φυσικού αντικειμένου του έργου.
Η αιτιολόγηση της αναγκαιότητας συμμετοχής θα πρέπει να συνδέει τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα (σπουδές, εμπειρία) με το ερευνητικό έργο που πρόκειται να αναλάβει. Τόσο η περιγραφή όσο και η αιτιολόγηση μπορούν να είναι σύντομες αλλά θα πρέπει να είναι ειδικές και ουσιώδεις.
Δεδομένου ότι ένα μέλος της Ομάδας Έργου μπορεί να απασχολείται σε περισσότερες από ένα/μία πακέτο εργασίας/ενότητες/παραδοτέα, η ειδική και εμπεριστατωμένη αιτιολόγηση για την αναγκαιότητα συμμετοχής του/της, θα πρέπει να αναφέρεται σε κάθε ένα από τα πακέτα εργασίας και όχι να είναι γενική. Το περιεχόμενο του παρεχόμενου έργου θα συνάδει με το φυσικό αντικείμενο/παραδοτέα στο αίτημα σύναψης σύμβασης.
Συμβασιοποίηση
Το Γραφείο ΠΑ, αφού έχει ελέγξει τα παρακάτω:
- Πρακτικό Συνέλευσης Τμήματος/Σχολής
- Αίτημα Σύναψης Σύμβασης/εων του/της Υπευθύνου/νης ΠΑ Τμήματος (1)
- Στοιχεία Φοιτητών – αναφερόμενοι στο αίτημα – (export *.xls από τη αντίστοιχη φόρμα – Προσωπικά Στοιχεία Φοιτητή/τριας για ΠΑ) (2)
τα στέλνει στην ηλεκτρονική διεύθυνση elke_protocol@hua.gr
Να σημειωθεί ότι το αρχείο Αίτημα Σύναψης Σύμβασης/εων του/της Υπευθύνου/νης ΠΑ Τμήματος* υπογράφεται.
Έναρξη / Παρακολούθηση ΠΑ
(για κάθε φοιτητή/φοιτήτρια δημιουργείται φάκελος κοινόχρηστος από το Γρ. ΠΑ)
Κατά την έναρξη της ΠΑ, το Γραφείο ΠΑ :
- συμπληρώνει περιοδικά το αρχείο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Χρηματικού Εντάλματος ΠA (3)
- στέλνει την Σύμβαση – παραμένει το αντίγραφο του Νόμιμου Εκπροσώπου του ΕΛΚΕ στο αρχείο της Υπηρεσίας του ΕΛΚΕ
- ανεβάζει την Έναρξη στην Εργάνη (στον αντίστοιχο φάκελο του εκάστοτε φοιτητή/τριας)
- Δελτίο Εισόδου (καταγράφεται στο αντίστοιχο αρχείο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Χρηματικού Εντάλματος ΠA (3) το ID)
Για την ορθή/συνεχή παρακολούθηση ΠΑ, σε μηνιαία βάση (μέχρι τις 15 του κάθε μήνα), αποστέλλεται από το Γρ. ΠΑ, το παρακάτω αρχείο συμπληρωμένο με τον αριθμό ημερών του προηγούμενο μήνα:
- Μηνιαία Παρακολούθηση Αριθμών Ημερών ΠΑ (timesheet) (4) (*.xls)
Να σημειωθεί ότι το αρχείο Μηνιαία Παρακολούθηση Αριθμών Ημερών ΠΑ (timesheet) υπογράφεται.
Λήξη ΠΑ / Πληρωμή
Κατά την λήξη της ΠΑ, το Γραφείο ΠΑ στέλνει:
- Λήξη στην Εργάνη (στον αντίστοιχο φάκελο του εκάστοτε φοιτητή/τριας)
- Δελτίο Εξόδου (ID) (καταγράφεται στο αντίστοιχο αρχείο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Χρηματικού Εντάλματος ΠA)
Για την Πληρωμή το Γραφείο ΠΑ στέλνει :
- Βεβαίωση Πραγματοποίησης ΠΑ (στον αντίστοιχο φάκελο του εκάστοτε φοιτητή/τριας)
- Συνολική Εικόνα Αριθμών Ημερών ΠΑ (global) (5) (*.xls)
- Εντολή Πληρωμής από τον/την Υπεύθυνο/η ΠΑ
Να σημειωθεί ότι τα αρχεία Εντολή Πληρωμής και Συνολική Εικόνα Αριθμών Ημερών ΠΑ (global) υπογράφονται από τον/την Υπεύθυνο/η ΠΑ.
!! Τα στοιχεία του αρχείου Συνολική Εικόνα Αριθμών Ημερών ΠΑ (global) απεικονίζουν αθροιστικά τα ήδη υποβληθέντα δεδομένα από τα αρχεία Μηνιαία Παρακολούθηση Αριθμών Ημερών ΠΑ (timesheet) και δεν δύνανται να φέρουν μεταγενέστερη αλλαγή (λόγω της καταχώρησης σε πραγματικό χρόνο της ΑΠΔ).
Αρχεία:
- Υποβολή Έκθεσης Ολοκλήρωσης Έργου από τον Ε.Υ. στο elke_protocol@hua.gr
Συνημμένα:
- Παραδοτέα έργου
- για ΠΜΣ: Απόσπασμα Πρακτικών Συνέλευσης Τμήματος/Σχολής ή/και Απόσπασμα Πρακτικών Συντονιστικής Επιτροπής
- για ΚΕΔΙΒΙΜ: ΥΔ Ε.Υ. ότι έχει υποβληθεί ο φάκελος ολοκλήρωσης του προγράμματος σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 10 του Κανονισμού Λειτουργίας του Κέντρου Επιμόρφωσης και Δια Βίου Μάθησης του Χαροκοπείου Πανεπιστημίου (Β΄ 3025/28.05.2024).
2. Αίτημα ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗΣ ΑΔΙΑΘΕΤΟΥ ΤΑΜΕΙΑΚΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ από τον Ε.Υ. στο elke_protocol@hua.gr (όταν προκύπτει)
3. Διαβίβαση της Έκθεσης Ολοκλήρωσης Έργου από το Τμήμα Παρακολούθησης & Διαχείρισης Έργων προς την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Παραδοτέων Έργων του ΕΛΚΕ (μόνο για τα έργα που απαιτείται) για την σύνταξη του ΠΡΑΚΤΙΚΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΕΡΓΟΥ, το οποίο πρωτοκολλείται.
4. Έλεγχος του φακέλου ολοκλήρωσης του έργου από τα εμπλεκόμενα τμήματα της ΜΟΔΥ-ΕΛΚΕ.
5. Σύνταξη της Εισήγησης Ολοκλήρωσης Έργου από τη ΜΟΔΥ – ΕΛΚΕ και ένταξη του θέματος στην ημερήσια διάταξη της ΕΕ για έγκριση.
6. Έκδοση Απόφασης Ολοκλήρωσης Έργου, ανάρτησή της στη Διαύγεια και ενημέρωση Ε.Υ.
7. Επιστολή νόμιμου εκπροσώπου προς την Εθνική Τράπεζα Ελλάδος για κλείσιμο του εκάστοτε τραπεζικού λογαριασμού σύμφωνα με την απόφαση της ΕΕ.
8. Ενημέρωση της καρτέλας του έργου στο Π.Σ.
Έντυπα/Πρότυπα Αρχείων
ΙΙ. Πρακτικό Πιστοποίησης Ολοκλήρωσης Φυσικού Αντικειμένου Έργου
ΙΙΙ. Αίτημα Αξιοποίησης Αδιάθετου Ταμειακού Υπολοίπου
ΙV. Εισήγηση Ολοκλήρωσης Έργου
V. Επιστολή νόμιμου εκπροσώπου προς την Εθνική Τράπεζα Ελλάδος