1. H/Ο ΕΥ υποβάλλει Αίτηση Σύναψης Σύμβασης συνεργάτη/ιδας/ων επισυνάπτοντας το Έντυπο Στοιχείων Συνεργατών (ελ.) ή/και Personal Information Form (eng.) στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr
2. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα εντός 5-7 ημερών.
3. Η Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ εξετάζει και εγκρίνει το Αίτημα σύναψης σύμβασης.
4. To Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης (elke_administrative@hua.gr) αναρτά στην Διαύγεια την σχετική απόφαση απασχόλησης και ενημερώνει τον/την ΕΥ.
5. Σύνταξη της Σύμβασης από το Τμήμα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων elke_hr@hua.gr εντός 5-7 ημερών.
6. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου και ΕΥ για υπογραφή σύμβασης.
7. Υπογραφή σύμβασης από τον/την Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών.
8. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου για ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Σημειώνεται ότι, στις περιπτώσεις που ο/η/οι συνεργάτης/ιδα/ες δεν ανήκει/ανήκουν στην Ομάδα Έργου (ΟΕ) η Αίτηση Σύναψης Σύμβασης συνοδεύεται από το έντυπο Τροποποίησης της Ομάδας Έργου και των σχετικών δικαιολογητικών.
Βασικές προϋποθέσεις για την επιτυχή τελική έγκριση του αιτήματος αποτελούν:
- η ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ των διοικητικών αποφάσεων που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη έργου και έγκριση συνολικού και ετήσιου προϋπολογισμού),
- η ύπαρξη ετήσιου προϋπολογισμού στο έργο,
- η ύπαρξη υπολοίπου ποσού στην κατηγορία δαπάνης του συνολικού προϋπολογισμού και ενδεχόμενη αναμόρφωση ετήσιου προϋπολογισμού (όταν απαιτείται),
- η ορθή συμπλήρωση των απαιτούμενων πεδίων της Αίτησης Σύναψης Σύμβασης,
- η επισύναψη του συνόλου των απαραίτητων στοιχείων/δικαιολογητικών ανά απασχολούμενο/η,
- η πληρότητα των προσωπικών στοιχείων του απασχολούμενου στο πληροφοριακό σύστημα και
- η εφαρμογή των διαδικασιών επιλογής προσωπικού, όπως καθορίζονται από τον φορέα χρηματοδότησης και από τον Ν. 4957/2022 (Α΄141), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.
Στη διάρκεια υλοποίησης έργων/προγραμμάτων μπορεί να προκύπτει η αναγκαιότητα για τροποποίηση σύμβασης μέλους της ομάδας έργου, ως προς:
- τη διάρκεια της σύμβασης
- το φυσικό αντικείμενο / τα παραδοτέο
- οικονομικό αντικείμενο (αύξηση ή μείωση συνολικής αμοιβής)
- ωριαία αμοιβή (rate), όταν απαιτείται στο πλαίσιο του έργου
Σε αυτές τις περιπτώσεις ο/η Επιστημονικός/η Υπεύθυνος/η καταθέτει την Αίτηση Τροποποίησης Σύμβασης Έργου στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr, συνοδευόμενη από την συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ). Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
1. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα εντός 5-7 ημερών.
2. Η Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ εξετάζει και εγκρίνει το Αίτημα τροποποίησης σύμβασης.
3. Το Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης (elke_administrative@hua.gr) αναρτά στην Διαύγεια την σχετική απόφαση και ενημερώνει τον/την ΕΥ.
4. Σύνταξη της Τροποποίησης της Σύμβασης από το Τμήμα Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων (elke_hr@hua.gr) εντός 5-7 ημερών.
5. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου και ΕΥ για υπογραφή τροποποίησης σύμβασης.
6. Υπογραφή τροποποίησης σύμβασης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών.
7. Ενημέρωση συμβαλλόμενης/ου για ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Λύση Σύμβασης:
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η υποβάλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr :
- Σχετικό αίτημα, με την τεκμηρίωση για την ακριβή ημερομηνία διακοπής και το τελικό συνολικό ποσό
- Συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ). Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
Ακύρωση Σύμβασης:
Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η υποβάλλει στο Πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ elke_protocol@hua.gr :
- Τεκμηριωμένο αίτημα
- Συναίνεση του/της συμβαλλόμενου/νης, σε μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης (ΥΔ), εφόσον ο/η συμβαλλόμενος/η δεν έχει λάβει καμία αμοιβή. Η ΥΔ προτείνεται να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένη από gov.gr.
Αρχεία:
Η/Ο ΕΥ ενός έργου/προγράμματος με το έντυπο τεκμηρίωσης επιλογής πρόσθετου προσωπικού που υποβάλλει, επισυνάπτει εκτός από τον φάκελο με τα προσόντα, τυπικά και ουσιαστικά του/της συνεργάτη/ιδας προς απασχόληση, το έντυπο τροποποίησης της ομάδας έργου και το αίτημα σύναψης σύμβασης στο πρωτόκολλο elke_protocol@hua.gr.
Η τεκμηρίωση επιλογής του/της συνεργάτη/ιδας και το αίτημα σύναψης σύμβασης εξετάζονται παράλληλα από την Επιτροπή Ερευνών και κατόπιν της έγκρισής τους αναρτάται η απόφαση για την επιλογή – ένταξη του προσωπικού στην Ομάδα Έργου (ΟΕ) και τη σύναψη σύμβασης.
Για την ορθότητα της διαδικασίας:
Θα πρέπει να καταγράφεται και να στοιχειοθετείται ότι η συμμετοχή του εν λόγω προσωπικού στο πλαίσιο του έργου είναι απολύτως αναγκαία για την ορθή εκτέλεση του φυσικού αντικειμένου του έργου.
Η αιτιολόγηση της αναγκαιότητας συμμετοχής θα πρέπει να συνδέει τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα (σπουδές, εμπειρία) με το ερευνητικό έργο που πρόκειται να αναλάβει. Τόσο η περιγραφή όσο και η αιτιολόγηση μπορούν να είναι σύντομες αλλά θα πρέπει να είναι ειδικές και ουσιώδεις.
Δεδομένου ότι ένα μέλος της Ομάδας Έργου μπορεί να απασχολείται σε περισσότερες από ένα/μία πακέτο εργασίας/ενότητες/παραδοτέα, η ειδική και εμπεριστατωμένη αιτιολόγηση για την αναγκαιότητα συμμετοχής του/της, θα πρέπει να αναφέρεται σε κάθε ένα από τα πακέτα εργασίας και όχι να είναι γενική. Το περιεχόμενο του παρεχόμενου έργου θα συνάδει με το φυσικό αντικείμενο/παραδοτέα στο αίτημα σύναψης σύμβασης.